Libro registro de facturas expedidas: qué es y cómo sacarlo de tu tienda
Además de emitir facturas, la ley te obliga a llevar un libro registro de las que expides. No es un cuaderno: es una lista con unos datos concretos, ordenada por fecha, que tu asesoría necesita para el IVA. Esto es lo que tiene que contener y cómo sacarlo sin trabajo manual.
Qué es el libro registro
El Reglamento del IVA obliga a los empresarios y profesionales a llevar un libro registro de facturas expedidas: la relación ordenada de todas las facturas que emites, incluidas las simplificadas y las rectificativas.
Los datos que tiene que llevar
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Número y serie | Correlativos, sin huecos dentro de cada serie |
| Fecha de expedición | Y la fecha de la operación si es distinta |
| Destinatario | Nombre y NIF, salvo en las simplificadas |
| Base imponible | Separada por cada tipo impositivo |
| Tipo y cuota | El tipo aplicado y la cuota repercutida |
| Total | Importe total de la factura |
| Rectificativas | Identificadas como tales y con la factura que rectifican |
Su relación con Veri*Factu
Son dos obligaciones distintas que se apoyan una en otra. Veri*Factu regula cómo se genera y se registra cada factura; el libro registro es la lista de lo emitido. Un sistema conforme te da las dos cosas a la vez: cada factura queda registrada y encadenada, y el libro sale solo, sin recopilar nada a mano.
Errores que detecta una asesoría
- Huecos en la numeración porque una factura se anuló borrándola.
- Devoluciones restadas de la factura original en vez de emitir una rectificativa.
- Un único importe total por pedido, sin separar bases por tipo cuando hay productos al 21 % y al 4 %.
- Ventas a Canarias, exportaciones o ventas OSS mezcladas con las ventas nacionales.
Sacarlo de una tienda Shopify
Verifactu Facturas mantiene el libro al día por sí solo y lo exporta en CSV para Excel por mes, trimestre o año, con una fila por factura: serie y número, fechas, destinatario y NIF cuando la factura es completa, base, tipo y cuota por cada tipo impositivo, total, tipo de factura (simplificada, completa o rectificativa) y estado del registro en la AEAT.
Junto al libro, el informe del periodo agrupa las bases y cuotas por tipo con las casillas del modelo 303, para que la asesoría no tenga que recalcularlas.
Preguntas frecuentes
¿Vale con el informe de ventas de Shopify?
No. Ese informe agrupa pedidos, no facturas: no lleva el número de factura, ni la serie, ni la separación de bases y cuotas por tipo, ni las rectificativas.
¿Tengo que enviar el libro a la AEAT?
En el régimen general no se envía: se conserva y se aporta si te lo requieren. Quienes están en el SII sí remiten los registros de forma continua, y en ese caso Veri*Factu no les aplica.
¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
Como el resto de documentación con trascendencia tributaria: el plazo general de prescripción es de cuatro años, y conviene guardarlo más tiempo si hay facturas con efectos posteriores.
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Esta guía es información general, revisada con las fuentes oficiales citadas. No sustituye el consejo de tu asesor fiscal para tu caso concreto.